Gestión y procesos administrativos

Publicado el 01 de abril del 2019

imagen de la reunión de los directivos

* Reflexiones contenidas en la intervención del Rector, profesor Ricardo García Duarte, en encuentro directivo. 

 

En el taller del 29 de marzo, realizado con la participación de casi todos los cuadros administrativos de la universidad Distrital, dimos curso a un primer ejercicio de evaluación, haciendo el esfuerzo para que la información proporcionada por cada uno y asimilada por todos los demás, fuera procesada alrededor de 3 ejes, los mismos que constituyen componentes de la acción administrativa y cuya referencia nos ha de servir como material de orientación para dicha acción.

Funcionalidad

El primer componente es el funcional. Tiene que ver, como su nombre lo indica, con las funciones que cada dependencia cumple, lo que exige especialidad y competencia profesional; y por tanto preparación y dedicación en el cuidado de las materias que le competen al funcionario y a la dependencia.

Sabemos que funcionalidad es una dimensión que se desprende de la idea de función. Y que esta última está determinada por un conjunto de prácticas más o menos ordenadas pertenecientes a una parte del todo; pero que contribuyen a la marcha del conjunto; trátese de la sociedad en general o de una institución como la Universidad. Es el concepto que formulaban antropólogos como Radcliffe-Brown o Malinowski.

En esta dimensión funcional opera la división del trabajo, para una mayor eficiencia, sin interferencias, y sin que tampoco se sobrepongan las tareas que deben desarrollarse por el conjunto de la administración. Además, con el consecuente crecimiento en la eficacia y en la productividad; eso sí, sin olvidar el bienestar y el crecimiento de la subjetividad en los términos profesionales y personales.

La división del trabajo es un elemento fundamental de las burocracias modernas; y cuyo concepto fue propuesto por Max Weber, como factor de racionalidad y de autonomía en el Estado; e igualmente en cada una de las instituciones que hacen parte de la esfera de lo público.

reunión directivas

Directivas en la jornada de rendición de informes de gestión. 

 

Proceso decisional

También interviene aquí la toma de decisiones (decisional process), en el que fluye el cumplimiento de las tareas que pasan de una instancia a otra sin obturamientos; con agilidad y comprensión, para dar paso a la implementación y a la ejecución; evitando así las fricciones en los rodamientos del engranaje administrativo. Lo cual ha de incluir también el ejercicio de la evaluación, a fin de mirar el impacto de las decisiones en la materialización de los objetivos misionales de la Universidad.

La toma de decisiones constituye el proceso por medio del cual se plasman las políticas públicas en la marcha del Estado moderno; lo cual se refiere básicamente a una escogencia que los altos responsables hacen entre varias opciones, para luego proceder a la ejecución e implementación de la alternativa escogida, un proceso sobre el cual llama la atención Luis Aguilar, un especialista mexicano en políticas públicas.

Ahora bien, no debemos olvidar que un sociólogo muy influyente, Robert Merton, advirtió en su momento que justamente no había solo funcionalidad en los sistemas sino así mismo, y de modo muy especial, disfuncionalidad, por los choques que se suceden entre las distintas partes de un sistema o por sus desequilibrios o también por la desorientación en el sentido en el que actúan sus agentes; lo cual nos obliga precisamente a fijarnos en un segundo componente.

 

La confianza

Se trata cuando hablamos de ello del componente cultural; el mismo que tiene que ver con los hábitos y las percepciones; con las creencias y las actitudes; con los símbolos y los gestos; todo este tipo de significaciones que intervienen en la gestión colectiva dentro del orden administrativo. Y que en su conjunto conforman una especie de atmósfera institucional y la dirección en que discurren las conductas de los funcionarios.

En este campo interviene un elemento importante, como lo es el de la confianza. La misma que en el caso de desarrollarse en una adecuada proporción alienta un espíritu de colaboración, que además de mejorar la gestión en general, aumenta el “buen vivir” en medio de un trabajo, que debe ser enteramente satisfactorio e incluso apasionante, si se sitúa en una perspectiva de servicio a la comunidad y de la construcción de un bien común.

Naturalmente la confianza ha de suponer una interrelación funcional y vivencial, en la que cada funcionario cumple su deber y realiza sus tareas, bajo la convicción de que cada uno de los demás está haciendo lo propio; y de que en general a todos les son respetados sus derechos. De ese modo estaríamos ante una confianza que debe conducir a un espíritu de cooperación mutua, acompañado eso sí con un alto sentido de la responsabilidad. Sin que se excluya otro elemento, el de la transparencia y el de una intensidad muy significativa en la puesta en práctica de una comunicación democrática, amiga del razonamiento y de la crítica; no de la mentira o de la manipulación, no de la injuria o del chismorreo.

Anticorrupción

El tercer componente es el político, no desde luego en el sentido partidista, sino en el de hacer parte de un dispositivo administrativo, en el que circulan decisiones que afectan de algún modo a la colectividad. Y en el que van envueltas las posibilidades de una responsabilidad que hacen parte de la ética individual y de la moral pública.

De dicho componente hace parte desde luego el sentido que tomen las prácticas sociales, en la administración, y que deben estar divorciadas claramente de los vicios deletéreos que contaminan el ejercicio del poder político.

Es un componente que entraña por tanto la lucha permanente contra los vicios del clientelismo, el tráfico de influencias, y la corrupción; esta última, un mal endémico en la administración pública.

Reflexión final

Son estos tres componentes, el funcional, el cultural y el político, los que deben dar lugar a la conformación de tres ejes de comportamiento que permiten entonces procesar la información y la evaluación, emanadas del conjunto de las oficinas y dependencias. Ellos serían: 1. La eficiencia democrática en las decisiones; 2. La confianza y la transparencia en la realización de nuestras tareas; y 3. La apropiación de una moral pública que se traduzca en una decidida resistencia contra la corrupción.